摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設的全過程，是工程建設中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經驗，探討總結了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關鍵詞：工程;總承包;檔案;管理

近年來，設計企業向工程公司轉型，以其能發揮工程設計的主導作用，有效控制工期、有利于保證工程質量、有效地控制投資等明顯優勢，獲得業主的青睞。工期短、成本低、質量高的優點正使許多建設單位在選擇總承包方時，首選設計企業。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業規范的有關要求，結合具體工程的實際情況相應開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業主作為投資方，在工程項目委托設計單位總承包之前，已經開展了前期準備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應該由業主立卷歸檔。二是監理方形成的文件材料，是直接由監理單位進行收集、整理、歸檔并向業主移交。三是總承包單位負責工程總承包范圍內的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作;指導、監督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況;對分包單位提交的項目檔案進行匯總、整理;項目竣工后向業主移交齊全、完整、系統的項目檔案。四是分包單位負責收集、整理分包范圍內形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準確性、系統性負責，在單位工程結束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業標準規范為管理依據，以制度、監督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設、設計、施工、監理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設檔案管理貫穿于工程項目建設的全過程，確保工程項目建設中形成的每一份文件材料都處于受控狀態。

第一，項目前期準備階段預先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作。總承包單位根據工程建設的內容、特點，結合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領導、歸檔標準、質量和進度要求等內容，建立檔案工作組織機構，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設備采購合同時，對工程檔案管理細節提出明確要求。

第二，項目開工時統一標準。工程開工時，總承包單位應及時與業主方取得聯系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標準、質量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網絡。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認識，制發有關制度、標準到各分包單位，統一工作要求，明細檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監理等單位的檔案工作職責，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎。

第三，項目實施階段實時監控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設全過程，與工程實體質量同等重視。總承包單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責。建立工地現場檔案室，推行預立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應按檔案管理的有關規定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經檔案室人員認真檢查驗收合格后，雙方簽字認可。檢查驗收的檔案出現不完整、不準確、不符合規范要求的，歸檔單位必須拿回，進行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準確性。

第四，項目竣工階段總結反饋。總承包單位負責協調國家檔案行政管理部門和行業主管部門，開展工程建設檔案的專項驗收。及時解決驗收發現的問題，進一步完善檔案質量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結束后，由總承包單位按照合同的規定，將工程建設全部檔案同時向業主和生產運行等單位移交，并辦理交接手續。還應按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。