2工程總承包項目中檔案管理應注意的問題

2.1建立組織機構。工程總承包項目初期，總承包單位一定要將檔案管理列入領導議事日程，明確一位項目負責人分管檔案工作;成立由建設單位、監理、總承包單位專兼職檔案人員組成的工程檔案管理網絡組織機構;根據項目的進度情況，定期召開工程總承包項目有關各方主要負責人參加的工程項目檔案歸檔情況調度會，了解檔案工作進度，解決工程建設中檔案管理遇到的問題、協調各方關系。

2.2前期編制歸檔計劃。為確保工程建設中總承包單位和業主按歸檔計劃進行實時檢查檔案的收集、整理，需在前期準備階段各分包單位和總承包單位必須編制歸檔計劃。

2.3設立專門條款、責任人和責任。根據國家檔案局《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的要求，簽訂項目合同協議應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件材料以及所移交文件材料整理、歸檔的責任，將文件材料的歸檔與經濟責任制掛鉤。

2.4堅持檔案工作與工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的勘測設計、建設施工和竣工驗收同步進行。為了實現在工程總承包項目中檔案工作與工程建設同步，可以適當采取單位工程分步移交的方式，避免因移交檔案的時間緊、檔案數量大，集中歸檔很難保證整理、審核的質量，造成工程檔案的完整率、準確率和合格率下降。

2.5與業主充分協調與溝通。與業主充分協調和溝通是保證檔案工作順利進行的前提。在項目初期就要積極與業主的檔案管理人員進行溝通，明確檔案管理的各項規章、制度，積極與業主進行溝通、解決問題。

2.6建立檔案信息化管理平臺。總承包單位應建立工程項目檔案管理系統，對工程項目進行全息化管理，建立項目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計算機數據庫，還應與各分包方聯網，通過網絡化的檔案管理系統，監控和指導各分包單位檔案資料的形成和整理情況，隨時發現問題，解決問題，便于檔案歸檔的及時、準確、完整。

3管理工程應用實踐

近年來，我公司先后承攬了江蘇如東秸稈發電廠、華能長春生物質熱電廠、牡丹江佳日發電廠等多個EPC工程項目。現將總承包項目檔案管理體系建立與健全的實踐過程，進行歸納總結，供同行參考。首先，項目初始，領導就高度重視，派了2名資深檔案人員進駐現場;現場還設立符合“八防”要求的檔案庫房;建立由總包單位和分包單位參加的檔案管理網絡，各分包單位成立檔案管理小組，項目經理做組長;制定《華能長春生物質熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》、檔案借閱管理規定及檔案庫房管理規定等多項規章制度;總包單位檔案人員與業主進行溝通，明確歸檔內容和歸檔職責;各分包單位按要求編制歸檔計劃，作為歸檔情況檢查的依據;總包單位檔案人員定期對各分包單位檔案人員進行國家標準、行業標準及其他規章制度進行培訓;把項目檔案管理工作做到工程前端。其次，在項目實施階段，堅持工程進度和檔案工作同步進行，做到“三納入”;按照分包單位編制的歸檔計劃，不定期對分包單位進行現場指導、監督及檢查，對已完成的單位工程進行預歸檔整理;在整理過程中遇到的問題，及時處理，隨時掌握分包單位歸檔情況，做到資料隨時按單位工程進行歸檔、排架，并按《火電企業檔案分類表(6--9)大類》進行編號。最后，工程項目竣工驗收和移交階段，因檔案工作管控健全和規范，前期工作準備充分，在項目檔案移交量大的情況下，確保項目檔案及時移交，順利通過檔案專項驗收，得到了業主的好評。

作者:劉勇            單位：東北電力設計院有限公司