1認真學(xué)習(xí),自覺遵守、有效貫徹執(zhí)行《檔案法》

要想做好檔案,必須熟讀檔案法,這是根基。檔案法是有效保護、開發(fā)利用檔案資源的保障。依法加強對檔案事業(yè)的管理,并不是以領(lǐng)導(dǎo)個人意志為轉(zhuǎn)移的或者可有可無的事,而是必須遵循的法律行為規(guī)范。

2鉆研業(yè)務(wù),加強學(xué)習(xí),掌握技能

檔案管理工作是一項專業(yè)性、科學(xué)性、技術(shù)性很強的工作,包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。在每個環(huán)節(jié)中,都有嚴密的科學(xué)理論、原則和方法。因此兼職檔案人員一定要加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)提高專業(yè)能力,結(jié)合本單位工作特點,該存的文件一定要立卷歸檔,不該存的文件決不歸檔,既要保持文件的齊全和檔案的完整,有利于檔案的利用,又要克服與避免文件重復(fù)歸檔造成人力物力的浪費。還需強調(diào)的一點是,兼職檔案員要積極參加各級檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。從2004年參加工作至今,筆者非常有幸地參加了廣西區(qū)檔案局舉辦的三期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。通過培訓(xùn)老師深人淺出、理論與實踐相結(jié)合的教學(xué)方式,讓學(xué)員們對文書、科技、設(shè)備、照片、電子等各項檔案工作都有了一個系統(tǒng)的了解,明確了下一步如何更好的開展檔案工作,相比于自學(xué),培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)往往會達到事半功倍的效果。

3統(tǒng)籌兼顧,科學(xué)巧妙安排時間

兼職檔案人員,兼搞幾項工作,不統(tǒng)籌兼顧,有可能顧此失彼。因此兼職檔案人員首先應(yīng)把檔案工作當(dāng)成一件大事來抓,要和其他工作同樣對待。其次一定要學(xué)會見縫插針,搞好工作關(guān)鍵是立足平時。任何單位的中心工作,總是有節(jié)奏的波浪式的發(fā)展,而檔案工作具有經(jīng)常性、一貫性的特點。因此搞好檔案工作關(guān)鍵是立足平時,堅持文件統(tǒng)一收發(fā)登記、批辦制度、及時回收等相關(guān)制度。要經(jīng)常核對收發(fā)文等級本與所收文件是否齊全,根據(jù)實踐,找出規(guī)律,制定出平時立卷項目,辦理完畢的文件對號人座。對于收文、發(fā)文;請示、批復(fù)等文件,根據(jù)文件材料的承辦、形成運轉(zhuǎn)情況,在辦理完畢后,及時收集,及時立卷。對于會議,可以直接到會議現(xiàn)場收集,會議結(jié)束的同時,領(lǐng)導(dǎo)或代表的講話稿等材料也就收全了。有時領(lǐng)導(dǎo)講話不用稿,就可以通過錄音筆,及時做好講話記錄,會后進行整理,一并歸檔。對于平時收集有困難的各種文件材料,如每月的計劃、每季度的總結(jié)、大事記等,則可以根據(jù)其形成的實際定期收集,以防散失。堅持做到當(dāng)天事情當(dāng)天做,當(dāng)月的事情當(dāng)月完成,養(yǎng)成不拖拉、不積壓的習(xí)慣。主要的工作盡量集中在白天做,晚上整理文件,每天把當(dāng)天的文件按照案卷目錄歸類放好,缺少的想方設(shè)法及時找到,把不需要立卷歸檔的事務(wù)性文件、重要文件挑出來,這樣每天只不過二三十分鐘就可以做好,年終集中三四天調(diào)整一下案卷就完全解決問題了。這樣管理的文件、檔案、資料就會井然有序,有條不紊。

4有效利用本職工作,為檔案工作創(chuàng)造條件

檔案管理工作非常瑣碎和繁雜,作為一名兼職檔案員,應(yīng)該有效地利用本職工作,為檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的條件。筆者從2004年至今一直在辦公室工作,先后從事有收發(fā)秘書、機要秘書、文字秘書等崗位,工作多年筆者深刻認識到,其實崗位工作也能為檔案工作創(chuàng)造條件。2004到2006年期間,筆者負責(zé)收發(fā)文,為確保大量文件資料快速有序流轉(zhuǎn),按照辦件隨到隨處理,閱件分類統(tǒng)一處理的規(guī)范要求,及時做好文件登記、領(lǐng)導(dǎo)審簽、傳閱流轉(zhuǎn)、回收歸檔等一系列收發(fā)文流程,保質(zhì)保期完成了2004到2。。6年度文書立卷工作,移交到檔案室的文件沒有任何缺失。2008到2009年,筆者作為公司的機要秘書,負責(zé)機要文件的管理。機要秘書是一個特殊的工作崗位,要求高,責(zé)任重大,必須牢固樹立機要文件保密服務(wù)意識,增強保密技能。如果收文上標有閱讀范圍,就要嚴格按規(guī)定的范圍組織傳閱。凡屬于秘密的文件、資料,要隨到隨傳.保證做到人不離件,件不離人,當(dāng)天送,當(dāng)天收。為隨時掌握文件的走向和流程,避免機要文件橫傳,此外,視情況還需要制作文件傳閱單,一份附在傳閱文件夾內(nèi),一份保管在手中,隨時掌握文件去向,收回后立刻清點份數(shù)和請退.確保機要文件的有序管理。2。。9到2013年,筆者作為公司唯一的文字秘書,負責(zé)公司所有文字材料包括總經(jīng)理工作報告、總結(jié)、講話稿、賀信、慰問信等材料的撰寫;負責(zé)公司黨政聯(lián)席會、領(lǐng)導(dǎo)班子會等大型會議的記錄和紀要的整理及督辦工作;負責(zé)公司大事記、年鑒信息的整理,以為各類重要信息的上報工作。在將近四年的文字秘書過程中,參與過的文字材料不少于15萬字.這些文字材料包括最終定稿和修改稿,以及各個領(lǐng)導(dǎo)、部門的修改意見,筆者都記錄在案,原始資料每份都細致保存,以便今后查詢。四年時間,筆者擬寫的會議紀要共計60。份,每一次會議記錄都認真記好,不漏掉會議任何重要的信息,按照會議記錄、簽到表、會議紀要的歸檔要求,一會一畢,及時將相關(guān)材料移交檔案室。筆者還利用擔(dān)任文字秘書的有力條件,把重大事件、按時間順序,簡明扼要地一一記錄在案,每年進行一次整理,編寫公司大事記,從大事記中找到更多的檔案信息資源;并利用檔案記載查閱到了有關(guān)公司組織沿革、土地確權(quán)辦證等有關(guān)公司制改造所需重要資料,及時分送給領(lǐng)導(dǎo)參考利用,有效發(fā)揮了參謀和助手作用,使領(lǐng)導(dǎo)切實感到檔案工作的重要作用,促進領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持。

5嚴守檔案保密紀律

兼職檔案員要養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣,要以高度的責(zé)任感來從事檔案工作這種崇高的社會職業(yè)。作為公司的機要秘書和文字秘書,筆者經(jīng)常會參與到公司人事任免、重大決策等只重一大會議的記錄、整理和歸檔工作中,但是,一定不能透露任何有關(guān)會議信息,高度遵守保密記錄,養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣和道德修養(yǎng)。綜上所述,兼職檔案員要想把檔案管理工作做好,必須要付出辛苦的勞動,靈活掌握檔案管理工作的方法,這樣才能事半功倍,成為一名稱職的兼職檔案員,為單位的基礎(chǔ)檔案建設(shè)貢獻一份力量。

本文作者:彭杏           工作單位:廣西電力工程建設(shè)公司