一、0A辦公自動化系統的主要作用

(一)功能特點。電力企業的辦公自動化系統是聯接不同單位或單位之間各個部門業務信息收集處理和交流共享的綜合性人機信息系統。辦公室內的專項、綜合業務管理水平和輔助決策水平的提升有助于整個電力企業系統的資源共享。只有不斷的加強單位辦公和業務系統之間，相關單位、單位各部門、各工作人員之間的協同，才能使得日常辦公趨于安全可靠，建設起規范、高效、科學的辦公體系。0A作為一個企業在生產控制之外的信息處理和管理的集合，它面向不同層次的使用者有著不同的功能表現：對于電力企業高層的領導來說，0A作為決策支持系統的應用，主要是運用科學的數學模型，將企業內外部的信息進行結合，為企業領導提供準確和詳細的參考和決策依據。對于中層管理者來說，0A作為信息管理系統可以利用業務工作過程中各個環節提供的數據，提煉出有效的管理信息，推進業務發展，也可以通過對信息的綜合分析和評判有效的降低經營風險。對于普通的員工來說，0A作為事務、業務處理系統，可以為辦公人員提供優質的辦公設備和環境，推進電力企業更加高效準確的進行工作。

(二)0A辦公系統在電力企業中的應用。0A辦公室系統是在計算機和網絡系統的基礎上進行的應用，在辦公的過程中建立起良好的基礎設施，從業務管理、事物查詢、文檔管理、財務管理、傳真管理、Internet應用等各個方面都不斷的完善，涵蓋著管理和業務的絕大多數環節，在企業的管理中廣泛進行應用，力求取得企業經濟和社會效益的最優化。目前，0A辦公自動化系統從應用類型上分為以下幾種類型:一方面，包括個人通信的應用。電力行業的傳統通信方式大多是以電話、傳真等為主，這些基礎的通信方式在費用和管理方面都存在著諸多的問題。現在，電子郵件的應用對于辦公過程中收發郵件、信息傳遞都有著很好的存儲功能，方便了辦公的同時也節約了許多費用，對辦公過程中的業務監督和管理水平都有著很好的提升。另一方面，包括信息共享的應用。0A辦公自動化系統在電力企業用于收集、整理、發布和進行信息的檢索時，可以向不同權限的人根據不同的情況進行信息的傳遞。Web站點的建立就為電力企業構造起了一個可以讓外界對本企業進行了解的窗口，為電力企業的網上競價贏得了商機，為實現現代化企業管理打下了堅實的基礎。

二、0A辦公系統在管理中的價值體現

(一)提高工作效率、改進工作效果。

(1)信息傳遞快速，節約工作時間，方便、快捷。只要您是在同一個集團內，無論您是在總部還是在二級單位，不管是不是在同一個辦公室，都可以通過OA辦公系統來進行交流和問題的傳遞，都可以按照既定的流程實現部門之間的協同辦公，真正實現部門之間的有機結合，提高工作效率。

(2)隨時隨地辦公，還可以實現遠程辦公和移動辦公。只要您的身邊有網絡，都可以通過網路登陸辦公系統，隨時解決工作問題，掌握工作的進展情況，還可以及時處理工作中出現的問題，以免因出差在外耽誤工作進展。

(3)統籌安排工作，提高工作效率。作為管理員，不會整天坐在辦公室等著下屬來簽字請示，自己還有很多事情要考慮和處理，通過OA就可以節省很多時間，比如下屬的出差費用的報銷等等問題，都可以通過辦公系統實現，不用再來回跑辦公室。領導就會有更多的時間來安排工作，考慮公司的發展等重要的事情，不必每天為一些日常工作打擾。

(二)隨時掌握工作進度，管理規范。

(1)通過辦公系統，可以隨時查看工作的進展情況，可以看到工作進行到哪一個步驟，目前是在哪一個部門停留沒有進展等，這樣一來就掌握了各個部門的工作效率，可以及時發現問題，減少差錯。

(2)建立工作流程后，給企業帶來最大的效益就是實現了高效的協同辦公，不會再出現各個部門之間相互推諉扯皮的現象，同時還可以按照職能分類管理不同等級的資料。

(3)對OA的使用者，系統還會設置相應的使用權限，以免保密性信息的流傳，實現不同的工作人員有不同的訪問和操作權限，使該傳達的文件快速傳遞到有權知道的人中，實現資料的共享，發揮效益。

(三)減少開支降低成本。

(1)實現OA辦公系統化后，就可以節省報銷單據等的紙張，真正實現無紙化辦公。相關的資料可以按照既定的流程直接傳遞給所需要的人，不在需要打印出后，再送到指定的人手中，既節約了辦公開支，還節省了時間，減少了工作失誤率，提高效率。

(2)工作會按照既定的流程，自動推送到下一個部門，減少了部門之間因業務需要的電話聯系非要，節省了話費開支。還可以通過郵件發送資料到客戶的傳真機上，降低傳真費用。

三、結語

目前只有計算機和網絡，僅僅只用來打字、文件處理、信息共享和上網不是實現了信息化，OA辦公系統是企業發展到一定階段，使用信息化來處理事情的一個手段。當然，這種信息化的變革，很多企業都會不適應，而且前期推動時要全面梳理企業的管理制度和工作流程，同時，還需要每個部門、每個人都配合協調工作。上到領導者，下到員工都是辦公自動化的具體運用和操作者，領導者還是系統的推動者，一旦實行辦公自動化，會給企業帶來很大的便利，就像是管理的一個抓手，能快速提高工作效率。現在很多企業的領導干部都認知到了這點，都在更新知識，樹立觀念，大力的推動OA辦公系統的實施。

本文作者:郭倩 米鵬 工作單位:山西省電力公司古縣供電公司