1引言

在社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，電力企業(yè)對文書檔案管理提出了更為嚴(yán)格的要求，在現(xiàn)代化信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷完善企業(yè)文書檔案管理的模式，提高文書檔案管理業(yè)務(wù)工作的水平和質(zhì)量，以推進(jìn)電力企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)，使之更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

2新時期電力企業(yè)文書檔案管理的要求

目前，信息化建設(shè)主要目的在于通過對現(xiàn)有信息資源的開發(fā)和利用，將信息的帶動服務(wù)作用充分發(fā)揮出來。電力行業(yè)是一個涉及知識和技術(shù)的高密集單位，其直接關(guān)系到我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而電力企業(yè)文檔是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的，其記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的主要活動，能夠為企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供最為直接的依據(jù)。因此，電力企業(yè)應(yīng)將文書檔案管理和信息化建設(shè)緊密結(jié)合起來，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮文書檔案管理的實時服務(wù)功能，并利用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，以確保電力企業(yè)能有效提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平，同時這也是電力企業(yè)文書檔案管理在新時期需要滿足的新要求。

3電力企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

3.1忽視了文書檔案管理的重要性

目前，諸多電力企業(yè)僅認(rèn)為文書檔案管理工作是文字性工作，只需要一些簡單的文字說明，未意識到文書檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中的重要作用，不清楚文書檔案對電力市場的影響。由于文書檔案管理得不到企業(yè)高層應(yīng)有的重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在文書檔案管理方面的投入不足，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全、保管條件和保管手段落后等現(xiàn)象，從而無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

3.2文書工作與檔案管理缺乏銜接性

在實際工作中，諸多電力企業(yè)并沒有將文書工作與檔案管理工作很好的聯(lián)系到一起，在一定時間內(nèi)，針對同一件事情文書工作和檔案管理工作若不能有效的整合在一起，極易產(chǎn)生差距，且在出現(xiàn)問題后的處理方式也不相同，這對文件的統(tǒng)一性與完整性造成一定影響，不利于促進(jìn)電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

3.3文書檔案利用率低

由于部分電力企業(yè)的文書檔案管理工作流走于表面形式，導(dǎo)致很多檔案資源不能有效利用到電力企業(yè)的管理工作中，再加上現(xiàn)階段的文書檔案管理工作未能充分運用到科學(xué)信息技術(shù)，很多數(shù)據(jù)資料無法實現(xiàn)數(shù)字化管理，很多工作需要以傳統(tǒng)的人工方式完成，極易在實際工作中出現(xiàn)誤差。若電力企業(yè)的文書檔案管理工作到位，數(shù)據(jù)資料完整，可為電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供可靠的資料資源，提高電力企業(yè)的工作效率，從而為電力企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.4文書檔案數(shù)字化管理水平低

結(jié)合當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要特點，數(shù)字化管理是適合當(dāng)前電力企業(yè)文書檔案管理的最佳形式，提高文書檔案管理的科學(xué)性與有效性，可有效滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢。但電力企業(yè)對數(shù)字化建設(shè)不重視，缺乏對數(shù)字化管理的相關(guān)專業(yè)知識，缺少詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)和制度來實行數(shù)字化管理，未能將電力文書檔案資源的效用充分發(fā)展出來，嚴(yán)重制約了電力企業(yè)發(fā)展的腳步。

4電力企業(yè)加強(qiáng)文書檔案管理的措施

4.1加強(qiáng)檔案專題管理，提高檔案利用率

專題檔案是指電力企業(yè)及個人在某項重大活動或?qū)ｎ}工作中直接形成的載體檔案，可為電力企業(yè)制定科學(xué)決策提供可靠的材料依據(jù)。專題檔案的領(lǐng)域相對廣泛、檔案形成時間具有偶然性，因此，電力企業(yè)在收集專題檔案時需采用專門的收集方法，結(jié)合電力企業(yè)專題檔案的管理特點及原則等，針對性的采取不同方法對文件材料進(jìn)行調(diào)整，比如針對企業(yè)各項重大主體活動的專題檔案可構(gòu)成一個獨立的全宗，再由檔案管理部門按照整理檔案的規(guī)則對專題檔案進(jìn)行編目和鑒定。企業(yè)重大活動文件檔案應(yīng)組卷，按照重大活動中形成文件的規(guī)律及原則，依據(jù)問題的特征實施檔案分類分卷工作，盡量為電力企業(yè)提供文書檔案實時服務(wù)，充分發(fā)揮專題檔案的重要價值，提高檔案的利用率。

4.2加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化管理，提高數(shù)字化水平

所謂的文書檔案數(shù)字化管理主要是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等將企業(yè)的文書檔案系統(tǒng)組織成一個合理有序的檔案信息庫。①電力企業(yè)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的目的在于針對文書檔案建立目錄數(shù)據(jù)庫，從而為電力企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)信息活動的全面掌控奠定基礎(chǔ)。②電力企業(yè)文書檔案信息的數(shù)字化即是在目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上運用高速掃描技術(shù)，通過掃描錄入的方式將文書檔案中所涉及的內(nèi)容按照原貌圖像進(jìn)行存儲，并編制相應(yīng)的目錄索引，以為電力企業(yè)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.3加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平

①完善人才的任用制度。通過多種有效措施吸引專業(yè)能力強(qiáng)，且具備現(xiàn)代管理意識的人才，并根據(jù)崗位及人才的實際情況進(jìn)行編制;②根據(jù)現(xiàn)代社會對電力企業(yè)發(fā)展的需求，加強(qiáng)對檔案管理人才的培訓(xùn)，不斷優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu);③利用講座、交流會等形式，加強(qiáng)電力企業(yè)內(nèi)外人才之間的信息交流，實現(xiàn)信息資源的共享;④企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員的未來發(fā)展提供更多的機(jī)會，幫助其做好職業(yè)生涯規(guī)劃，以實現(xiàn)其自身價值，提高人員對崗位及企業(yè)的責(zé)任意識。

4.4提高文書工作與檔案管理的銜接性

加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的相互融合，相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)研究自身所處崗位的特點和性質(zhì)，在兩者存在差異化的基礎(chǔ)上，實行統(tǒng)一管理。電力企業(yè)檔案管理人員需嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，及時準(zhǔn)確的接收文件、核對文件，整合資源，若發(fā)現(xiàn)與實際不符或出現(xiàn)錯誤，應(yīng)及時向文書工作人員反饋，確保文書檔案的質(zhì)量。另外，電力企業(yè)檔案管理部門應(yīng)對借閱制度進(jìn)行完善，做好文書檔案的保護(hù)工作，避免丟失遺漏。

5案例分析

A是從事電力企業(yè)文書檔案管理工作的人員，在剛開始從事文書檔案管理工作時，所有的文件檔案均是在記錄本上登記后，將其送至檔案室，若企業(yè)內(nèi)部員工需要進(jìn)行查詢或借閱的話，需從記錄本上逐一查找，且記錄好借閱人的借閱時間和歸還時間，一旦工作處于繁忙狀態(tài)，極易出現(xiàn)登記錯誤。近兩年，該企業(yè)越來越重視文書檔案管理工作，加強(qiáng)文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將傳統(tǒng)手工模式與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合。該企業(yè)每年三月份均會開展“電力設(shè)施保護(hù)宣傳月”的活動，2016年2月份，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求A將2015年3月“電力設(shè)施保護(hù)宣傳月”活動的相關(guān)檔案調(diào)出來，以借鑒相關(guān)數(shù)據(jù)來擬定今年的活動計劃。A通過數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)在檢索的地方輸入“2015年電力設(shè)施保護(hù)宣傳月”，系統(tǒng)會立即檢索出2015年電力設(shè)施保護(hù)宣傳月的相關(guān)內(nèi)容，如表1所示，大大提高檔案的查詢速度和效率。

6結(jié)語

綜上所述，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，對電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)新時代發(fā)展對檔案管理的要求，不斷創(chuàng)新改革，建立與現(xiàn)代文書檔案管理相適應(yīng)的制度規(guī)范，并積極探索與當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的運行模式，以將文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的推動作用充分發(fā)揮出來。

作者:馬永麗 單位:國網(wǎng)重慶市電力公司北碚供電分公司

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