企業(yè)信息化管理系統(tǒng)不應(yīng)該是一個(gè)剛性的、 固定不變的系統(tǒng)， 而應(yīng)該是對(duì)外部市場(chǎng)環(huán)境有很強(qiáng)的適應(yīng)能力， 即能夠根據(jù)外部環(huán)境的變化而進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，使企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相匹配，從而整合企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力， 實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化最大價(jià)值。

 

一、協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)施背景

    本文以上海某大型國有機(jī)床制造企業(yè)為例，針對(duì)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)過程中的業(yè)務(wù)協(xié)同管理問題，通過具體的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)常見的通病如下：

    1.大多數(shù)企業(yè)級(jí)的關(guān)鍵流程（如新產(chǎn)品的研發(fā)），在實(shí)際運(yùn)行中往往被分割為多個(gè)不同部門的業(yè)務(wù)流程，各個(gè)部門之間缺乏必要的溝通渠道，在業(yè)務(wù)交接時(shí)往往只能通過會(huì)議決定、聯(lián)絡(luò)通知等形式進(jìn)行交接，在此過程中也會(huì)因?yàn)楦鞑块T的職責(zé)區(qū)分不清、信息未能及時(shí)溝通等原因造成工作失誤，甚至引起激烈的內(nèi)部矛盾。此現(xiàn)象在大多數(shù)國有企業(yè)中仍大量存在。

    2.很多重大的工作失誤或整體作業(yè)效率低下，往往是由上下級(jí)之間、部門之間、不同作業(yè)環(huán)節(jié)之間的信息未及時(shí)溝通造成的。

    3.存在很多管理失控現(xiàn)象，并造成了各種管理損失（如產(chǎn)品生產(chǎn)交貨延期等），而這種失控是因?yàn)橐恍╆P(guān)鍵的流程節(jié)點(diǎn)沒有設(shè)置或難以設(shè)置自動(dòng)監(jiān)控手段造成的。

    4.大部分企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不能延伸至供應(yīng)商或開發(fā)商，無法實(shí)現(xiàn)上下游合作伙伴之間的業(yè)務(wù)協(xié)同管理。

    5.領(lǐng)導(dǎo)也很重視部門之間協(xié)作的重要性，為此，經(jīng)常會(huì)在會(huì)上加以強(qiáng)調(diào)，并安排一些中層領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)課程，以提高部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)作精神和團(tuán)隊(duì)意識(shí)。但這類措施最好的效果，往往只是解決了部門之間領(lǐng)導(dǎo)在溝通時(shí)的語氣和態(tài)度，并不能根本解決整體業(yè)務(wù)的效率低下和過程失控等管理問題。

 

二、業(yè)務(wù)協(xié)同管理

    目前，大多數(shù)企業(yè)還一直停留在專業(yè)化管理和單一系統(tǒng)的時(shí)代，但是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展與企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)自身必須懂得怎樣突破傳統(tǒng)單一系統(tǒng)流程的技術(shù)束縛，全面提高作業(yè)的協(xié)同管理能力。

    協(xié)同作業(yè)管理是指解決跨部門、跨平臺(tái)業(yè)務(wù)流程中存在的效率低下、過程失控等問題的一種管理技術(shù)，即通過整合部門流程，消除流轉(zhuǎn)中的人為延遲、信息不暢、缺乏復(fù)雜邏輯控制能力等流程技術(shù)問題，全面加快流程的流轉(zhuǎn)速率，提升企業(yè)級(jí)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的過程控制能力。

    企業(yè)信息化中的業(yè)務(wù)協(xié)同管理建設(shè)應(yīng)包括以下兩個(gè)方面：一是建立企業(yè)自身的業(yè)務(wù)協(xié)同管理體系，具體來說就是在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)專門負(fù)責(zé)企業(yè)級(jí)業(yè)務(wù)流程分析的團(tuán)隊(duì)，通過各項(xiàng)制度和系統(tǒng)支持,形成跨部門處理協(xié)同管理問題的專業(yè)機(jī)制；二是從系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同管理的優(yōu)化。

 

三、建立企業(yè)自身的業(yè)務(wù)協(xié)同管理運(yùn)行機(jī)制

    很多部門之間、業(yè)務(wù)協(xié)同關(guān)系的改進(jìn)活動(dòng)影響面很大，實(shí)施改進(jìn)的難度也很大，為此，企業(yè)內(nèi)部必須建立及時(shí)應(yīng)對(duì)各種協(xié)同問題的管理機(jī)制，最好通過該企業(yè)總經(jīng)理牽頭，逐步建立企業(yè)自身的業(yè)務(wù)協(xié)同管理機(jī)制，具體應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

    1.吸取當(dāng)前許多日本企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于各級(jí)管理人員協(xié)同系統(tǒng)開發(fā)人員，對(duì)于發(fā)生的業(yè)務(wù)之間和部門之間的協(xié)同問題，建立相應(yīng)的問題記錄制度。

    2.建立協(xié)同問題聯(lián)絡(luò)會(huì)議制度，此制度主要是為了通報(bào)問題和協(xié)商制定分析報(bào)告，通過會(huì)議協(xié)商，做出最終的對(duì)策決定，并將對(duì)策決定的內(nèi)容納入到企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)改進(jìn)方案中。

    3.培養(yǎng)企業(yè)級(jí)業(yè)務(wù)分析人員，并與系統(tǒng)開發(fā)人員制定季度、年度業(yè)務(wù)分析報(bào)告，通過該制度確保分析報(bào)告得到相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管的充分理解，以便在此后的審批和實(shí)施環(huán)節(jié)，得到主管部門的肯定。

    4.建立企業(yè)各部門協(xié)同能力測(cè)評(píng)制度，此制度可確保實(shí)際工作中存在的一些相對(duì)隱蔽的協(xié)同作業(yè)問題得到正確的重視及處理。

以上幾個(gè)制度都是為了發(fā)現(xiàn)和確認(rèn)管理協(xié)同的問題，以確保業(yè)務(wù)協(xié)同管理機(jī)制的有序運(yùn)行。圖1為具體的業(yè)務(wù)協(xié)同管理示意圖。

 

四、系統(tǒng)的主要協(xié)同管理模塊1.產(chǎn)品并行設(shè)計(jì)管理

    建立產(chǎn)品并行設(shè)計(jì)管理方案可達(dá)到以下目標(biāo)：

    （1）工藝性、制造成本、性能品質(zhì)評(píng)價(jià)的同步進(jìn)行。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，本系統(tǒng)可通過此協(xié)同平臺(tái)，使品質(zhì)、生產(chǎn)技術(shù)、售后服務(wù)、供應(yīng)商等相關(guān)部門的技術(shù)人員在設(shè)計(jì)階段就介入設(shè)計(jì)評(píng)審活動(dòng)，并對(duì)設(shè)計(jì)方案提出各自的改進(jìn)意見，確保產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝制造的一致性。

    （2）提高了產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品檢驗(yàn)、采購及制造成本核算的同步實(shí)施能力。此系統(tǒng)在完成與工藝系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)交換后，可以使下游部門及時(shí)獲取設(shè)計(jì)部門凍結(jié)的已完成設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，并結(jié)合自身實(shí)際情況及時(shí)展開各自的生產(chǎn)準(zhǔn)備工作。

    2.質(zhì)量成本控制協(xié)同設(shè)計(jì)

    在進(jìn)行質(zhì)量成本的控制過程中，必須首先確保質(zhì)量成本的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計(jì)能力，而質(zhì)量成本包含產(chǎn)品質(zhì)量損失和外部產(chǎn)品質(zhì)量損失，以及管理質(zhì)量損失等，當(dāng)需要掌握內(nèi)部產(chǎn)品質(zhì)量損失數(shù)據(jù)時(shí)，必須采集報(bào)廢或損壞零部件的人力成本、材料成本、輔料成本、維修成本等數(shù)據(jù)，同時(shí)必須掌握零部件的工藝BOM、材料價(jià)格等各種信息，為此，開發(fā)出具有自動(dòng)計(jì)算報(bào)廢零部件實(shí)際人力成本、材料構(gòu)成成本能力的數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計(jì)模塊，同時(shí)和產(chǎn)品檢驗(yàn)流程進(jìn)行連接（如圖2）。

    3.產(chǎn)品庫存動(dòng)態(tài)調(diào)整協(xié)同管理

    此協(xié)同模塊是一個(gè)涉及生產(chǎn)計(jì)劃管理、庫存管理、銷售計(jì)劃管理，以及產(chǎn)品物流管理等部門的老大難問題，因?yàn)橛绊懏a(chǎn)品庫存多少的管理原因很多。通過詳細(xì)的協(xié)同能力分析，此方案主要從以下幾個(gè)方面解決。

    （1）確定了明確的庫存控制標(biāo)準(zhǔn)，建立了企業(yè)的產(chǎn)量和銷售量基準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，對(duì)企業(yè)以往和現(xiàn)在的產(chǎn)銷量進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。根據(jù)產(chǎn)量和實(shí)際銷量、市場(chǎng)預(yù)測(cè)，使此控制標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)產(chǎn)量和產(chǎn)銷比的變化而變化，進(jìn)而觸發(fā)調(diào)整產(chǎn)量和發(fā)貨計(jì)劃的作業(yè)流程。

    （2）開發(fā)了企業(yè)實(shí)際庫存數(shù)量的實(shí)時(shí)采集能力，確保庫存數(shù)據(jù)的精度。企業(yè)的產(chǎn)品庫存可分為市場(chǎng)庫存、途中庫存和公司庫存三部分，所以實(shí)際庫存數(shù)需要從庫存管理系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)，以及銷售管理系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，完成實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

    （3）根據(jù)系統(tǒng)對(duì)實(shí)際庫存數(shù)和所得到的庫存控制基準(zhǔn)，向生產(chǎn)計(jì)劃部發(fā)出計(jì)劃調(diào)整的作業(yè)指令（如圖3）。

    在企業(yè)的業(yè)務(wù)協(xié)同管理方面，一是從企業(yè)自身運(yùn)行機(jī)制入手，建立企業(yè)自身的業(yè)務(wù)協(xié)同管理運(yùn)行機(jī)制，確保企業(yè)能持久快速地優(yōu)化自身的協(xié)同業(yè)務(wù)流程；二是從企業(yè)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)方面保證企業(yè)運(yùn)行中業(yè)務(wù)協(xié)同的正常進(jìn)行。■

 

 

基金項(xiàng)目 上海市重點(diǎn)學(xué)科項(xiàng)目 ( s30504)

參考文獻(xiàn)

[1]中國科學(xué)院信息化發(fā)展報(bào)告2008[R]．中國科學(xué)院信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，2008：2

[2]彭常青.我國企業(yè)管理信息化問題研究［D］．吉林大學(xué)，2006．

作者單位

呂亮 金鑫 上海理工大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院

仲梁維 上海理工大學(xué)CAD中心