文檔管理在發(fā)電企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

2016-11-06 14:09:46 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

利用文檔管理系統(tǒng)集中管控各類核心資料與文件，實現(xiàn)文檔的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使發(fā)電企業(yè)人員能夠隨時隨地、及時有效的進行協(xié)同辦公，提高了發(fā)電企業(yè)全體員工的辦公效率與文檔安全。在數(shù)字化管

利用文檔管理系統(tǒng)集中管控各類核心資料與文件，實現(xiàn)文檔的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使發(fā)電企業(yè)人員能夠隨時隨地、及時有效的進行協(xié)同辦公，提高了發(fā)電企業(yè)全體員工的辦公效率與文檔安全。

在數(shù)字化管理的發(fā)展過程中離不開各種電子文檔，電子文檔缺少專人管理容易造成機密泄露、重要信息流失、內(nèi)部溝通不暢等問題，對企業(yè)信息化、數(shù)字化發(fā)展起到極大的阻礙。對于發(fā)電企業(yè)，運規(guī)、圖紙、說明書等眾多電子資料形成龐大的無形資產(chǎn)，如何合理有效的管理電子文檔成為助力發(fā)電企業(yè)信息化管理水平提升的重要課題。

發(fā)電企業(yè)文檔管理面臨的問題

盡管當今電子文檔管理在企業(yè)資產(chǎn)管理中越來越占據(jù)重要的位置，但在發(fā)電企業(yè)中，文檔管理及文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用并未形成普遍趨勢。以北京太陽宮燃氣熱電有限公司（以下簡稱“京陽熱電”）為例，雖然公司已在2012年建成ERP系統(tǒng)，形成集人、財、物于一體的資產(chǎn)管控體系，但在文檔管理方面，尤其是電子文檔管理方面，仍存在一定欠缺。主要體現(xiàn)在電子文檔管理松散，缺少系統(tǒng)化管理，文檔無法有效共享，存儲缺乏統(tǒng)一性，對文檔的版本管理、過程管理、權(quán)限控制管理更是無從談起。

ERP系統(tǒng)雖然將全部生產(chǎn)、經(jīng)營流程均在系統(tǒng)中得以固化，起到了規(guī)范化管理的作用，但對于文檔的權(quán)限把控，文檔操作的生命周期把控，文檔查找速率把控以及文檔安全把控不是很完善，時常出現(xiàn)文檔泄密及丟失找不到的問題，對工作的和工作效率造成極大障礙。

目前，很多企事業(yè)單位已經(jīng)開始關(guān)注電子文檔的系統(tǒng)化管理，借助文檔管理系統(tǒng)將各部門的信息集中存儲到指定服務(wù)器上，通過科學的分類和嚴謹?shù)臋?quán)限控制，對電子文檔進行有效的集中化管理，建立信息共享通道，同時有效防止信息的丟失。

文檔管理系統(tǒng)搭建的目的

1、規(guī)范性

建立企業(yè)文檔管理規(guī)范，統(tǒng)一文檔管理要求。文件管理系統(tǒng)通過權(quán)限管理，對不同的員工開放不同級別的文件庫，最大程度上保障文檔安全。員工通過文檔管理系統(tǒng)有效的協(xié)同辦公，加強文檔安全保護，提高辦公效率，為企業(yè)帶來了創(chuàng)新的辦公模式。

2、便捷性

通過文檔管理系統(tǒng)項目的建設(shè)，建立合理的索引體系，使用戶在查找文檔時實現(xiàn)毫秒搜索，而可以有多種搜索條件設(shè)定，包括對于文檔管理的其他需求也都一一滿足，在使用體現(xiàn)方面贏得使用者滿意。

3、安全性

通過權(quán)限控制對文檔的操作權(quán)，確保非具備權(quán)限用戶無法獲取文檔信息。在文檔審計方面記錄文檔操作的整個生命周期，確保文檔的任何操作完整被記錄。以系統(tǒng)管理的模式實現(xiàn)文檔備份，避免個人電腦在發(fā)生意外的系統(tǒng)崩潰時重要文檔丟失無法找回的情況。

文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計

文檔管理系統(tǒng)首先要建立起企業(yè)文件庫，文件庫可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便查閱，不同的類別設(shè)置不同的目錄，可以使成功案例、先進經(jīng)驗、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。可以由相關(guān)的人進行負責，由此人負責對這個目錄賦予相關(guān)人一定的權(quán)限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證資料不被任何人隨意修改。

文檔管理，既可以按資料來源建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以增強各部門之間材料的保密性。

此外文檔管理系統(tǒng)還具備統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理功能，通過集中管控加強了文檔的安全性。

文檔管理系統(tǒng)解決方案

文檔管理的問題解決需要通過三方面入手：底層的存儲服務(wù)器，中層的文檔管理系統(tǒng)，頂層的文檔管理體系。

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1、文檔管理體系

想要成功的進行文檔管理首要任務(wù)是建立合理的文檔管理體系。首先應(yīng)制定相關(guān)的管理制度，約束和規(guī)范職工行為，為文檔管理的標準化、規(guī)范化提供有力保證。其次根據(jù)文檔管理需求，需要定義文檔類型，例如按照文檔形成的不同時段和所起作用可分為模板文檔、過程文檔、受控文檔、歸檔文檔等四類。

在發(fā)電企業(yè)中，很多類型的文檔已形成模板內(nèi)容，例如典型工作票、標準危險點、合同模板、經(jīng)濟分析報告等，這些模板分散保存在員工電腦中，管理相對混亂，借助文檔管理系統(tǒng)就可以對模板文檔進行統(tǒng)一管理。

發(fā)電企業(yè)每年都會有定期檢修、技術(shù)改造等工程項目，項目過程中產(chǎn)生的文檔會因項目進度情況發(fā)生變化，文檔的傳閱人較多，版本控制尤為重要。傳統(tǒng)的通過即時消息軟件、郵件等方式進行文檔分享容易造成混亂，借助文檔管理系統(tǒng)的文檔共享和版本控制功能可有效地解決這個問題。

發(fā)電企業(yè)對外報送文件較多，每天/月/季/年或不定期都有對外報送數(shù)據(jù)、報告、文檔的需求。此類文檔需要經(jīng)過公司審核后可對外報送。因此受控文檔在發(fā)電企業(yè)中應(yīng)用普遍。

歸檔文檔能夠使員工方便參考和調(diào)閱歷史資料。

2、文檔管理系統(tǒng)

發(fā)電企業(yè)文檔管理經(jīng)常會碰到以下問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協(xié)作共享；知識管理舉步維艱等。

文檔管理系統(tǒng)是基于對文檔管理和協(xié)同工作所設(shè)計，以“易用、適用、好用”為產(chǎn)品策略，集互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)、應(yīng)用整合和平臺接口技術(shù)等最新發(fā)展的諸多應(yīng)用。實現(xiàn)了以文檔管理為核心，以多媒體管理、紙質(zhì)文檔數(shù)字化、安全防擴散泄密等多種應(yīng)用與技術(shù)手段，實現(xiàn)高效協(xié)同工作。

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安全：全方面的安全管理，從系統(tǒng)登錄安全管控；登錄系統(tǒng)后的權(quán)限管理；操作文檔的審計；后臺登錄情況；存儲服務(wù)器的存儲加密管理。安全無處不在，360度全方面的保護資料。

效率：移動化辦公；快速共享；毫秒級全文索引。加快工作協(xié)同與效率，讓員工把時間花費在更能給企業(yè)創(chuàng)造價值的工作上，降低企業(yè)運營成本。

易用：用戶使用簡單，快速上手，降低實施項目難度。

管理：管理系統(tǒng)人員操作容易，管理簡單，可以根據(jù)情況賜予不同權(quán)限的管理人員，大大減少了管理人員的管理難度。

3、存儲服務(wù)器

企業(yè)級服務(wù)器存儲，數(shù)據(jù)安全性能大幅度加大。服務(wù)器的實時運行，不斷支撐著文檔管理的工作。統(tǒng)一的資源利用，簡化的管理，易于實現(xiàn)的部署，最廣泛兼容的存儲設(shè)備，開創(chuàng)了信息存儲及管理的新模式，讓信息存儲從繁雜的管理中解放出來。

文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用效果

1、規(guī)范文檔管理要求

完善文檔管理制度加強文檔管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項文檔制度，形成規(guī)范化的文檔管理體系。制定嚴格的操作規(guī)程和工作規(guī)范，要求對員工進行經(jīng)常性的培訓和教育，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學習掌握先進的操作規(guī)程和技術(shù)，并按先進的規(guī)程進行操作，有利于提高員工的整體素質(zhì)。

2、提高協(xié)作辦公速率

文檔管理能夠促進協(xié)同工作，提升工作效率。避免了多人多次編寫、更新文檔內(nèi)容，由于缺少文檔操作記錄，最終導致互相推諉責任的問題。

3、實現(xiàn)真正的無紙化管理

文檔管理除了能夠精簡業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，真正意義上實現(xiàn)無紙化辦公、無紙化設(shè)計與創(chuàng)造，可以節(jié)約大量的紙張和相關(guān)費用。

4、文檔管理提升管理的規(guī)范性，有針對性設(shè)置權(quán)限

文檔管理在解決文檔管理和安全共享問題上起到了重要的作用。它以文檔的創(chuàng)建者為中心，文檔的創(chuàng)建者有權(quán)利設(shè)置文檔的共享指向?qū)ο螅⑶腋蛹毞值剑撝赶驅(qū)ο笫欠窬哂锌截悺⒋蛴　⒕庉嫷葯?quán)限。除了創(chuàng)建者之外，創(chuàng)建者的上級具有更高的權(quán)限，有權(quán)限對創(chuàng)建者的操作進行更改和撤銷，并且可以更改文檔創(chuàng)建者的相關(guān)權(quán)限。通過文檔管理系統(tǒng)，對員工的所有文檔操作行為了如指掌，而且也保證了文檔資料的安全性。

結(jié)論

隨著企業(yè)的發(fā)展，文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)、工作成果總結(jié)、技術(shù)儲備資料等顯得尤為重要，企業(yè)日積月累地產(chǎn)生了大量有價值的文檔，這些無形資產(chǎn)是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)的知識沉淀，是企業(yè)的重要資源。通過文檔管理系統(tǒng)對文檔進行有效的管理，能夠使文檔資料的使用既具有嚴肅性，又兼顧靈活性；既保障了安全性，又提高了工作效率。打破傳統(tǒng)，創(chuàng)新機制，利用信息化手段，提升數(shù)字化管理，全面推動發(fā)電企業(yè)各項工作再上新臺階。