工程設計檔案的信息化管理
摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統對工程設計信息及其電子文件的管理，對工程設計檔案的數據轉換、數據庫設計、電子文件的收集、電子文件數據的掛接、以及檔案信息的統計等問題進行一些摸索和探討。1問題的
文件級，而記錄內容仍然是卷冊信息，層次結構不清晰。同時電子文件掛接時，一條卷冊記錄掛接多張圖紙，電子文件掛接及數據查詢時都不方便。
2.數據轉換過程中舊數據庫中的記錄信息丟失嚴重，其原因是舊數據庫中對卷冊檢索號沒有定義成主關鍵字，該字段內容有許多重復，而在新數據庫中為了數據檢索的唯一性、準確性，卷冊檢索號字段必須為主關鍵字，這就需要對原有數據庫結構及數據進行規范化調整。
3.舊數據庫中檔案信息量只適合檔案室內部管理，在網絡環境下不能滿足設計人員查詢的需要。同時不能滿足將來給甲方提供圖紙信息的需要。
4.對檔案標準中已進行統一編碼的字段，原舊庫中仍然用漢字意思記錄，導致數據錄入誤操作很多。例如：設計階段一項輸入初設、初步設計、初施等，當客戶端查詢有關“初步設計”的記錄時，則查詢檢索條件不唯一，使有些信息不能檢索到。
5.如果對數據沒有進行相應的分類編碼，則光盤刻錄系統不能正常運行，檔案查詢時不能按分類檢索方式查詢檔案信息。
6.如果數據結構不完善，將影響檔案管理系統中其他子系統的正常運行。
7.由于工程設計流程管理系統推廣應用較困難，因此工程設計人員在CAD設計工作中所形成的數據有些無法轉換到檔案管理工作中來。圖紙信息還須重新錄入到檔案管理系統中，容易出現錄入誤操作，使檔案信息無法檢索出來。
8.電子文件的收集沒有一個系統的工作流程，會導致電子文件收集困難，或者收上來的電子文件命名不規范，檔案人員的整編工作效率低。
9.如果信息量不夠，報表統計工作只能限制在記錄檔案管理的帳目上，不能進行統計工作。
4對以上問題的解決辦法
4.1對新數據庫結構字段的設計
由于該系統可根據自己單位對檔案管理的需求進行定制，在定制各種檔案類型數據庫結構時我們從以下幾點考慮的：
a. 數據結構合理化
原來工程圖檔數據庫只有案卷級記錄，主要提供設計人員卡片檢索功能，數據信息量少，新數據庫根據工程圖紙紙介質歸檔特點將數據結構劃分為工程項目級、案卷級、文件級三個級別，并分別定制各級數據錄入界面。
b. 原數據庫中內容要保留，同時要規范原數據庫中數據，以便將原來庫中內容轉換到電子檔案系統中。
原來在FOXBASE數據庫中數據信息包括：卷冊檢索號、工程名稱、卷冊名稱、登記時間、總登記號、設計階段、設計專業、正本、副本、說明書、圖紙總數、目錄張數、保管期限、正本編號、銷毀卷冊、庫存數。這些數據內容是以卷冊為單位的，在保證檢索查詢條件滿
責任編輯：和碩涵
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