為配合香港大學(xué)本科課程從三年制改為四年制，香港理工大學(xué)于2007 年開始為校內(nèi)核心信息系統(tǒng)探討不同建構(gòu)方案，并于2008 年決定由大學(xué)資訊科技處及教務(wù)處組成團(tuán)隊自行研發(fā)，重建有20 多年歷史的學(xué)生記錄系統(tǒng)。該項目分階段進(jìn)行，并于2012 年成功上線。

 

　　整個系統(tǒng)包含20 多個模塊及200 多項功能，處理由入學(xué)申請到學(xué)生畢業(yè)整個流程，包括入學(xué)申請，學(xué)生注冊，選修學(xué)科，學(xué)科評核，畢業(yè)審核等。

 

建設(shè)背景

 

　　香港理工大學(xué)的學(xué)生記錄早于1986 年開始中央信息化。20 多年來，雖然有不同程度的改動，增補，以及技術(shù)提升，但系統(tǒng)的核心架構(gòu)一直沒有進(jìn)行全面的更新，系統(tǒng)的老化應(yīng)對新的要求也有一定限制。

 

　　隨著香港教育制度引進(jìn)新學(xué)制，即3年初中，3 年高中，4 年大學(xué)本科課程，香港理工大學(xué)教務(wù)處于2006 年對大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)進(jìn)行深入的檢討，提出多項面向?qū)硖魬?zhàn)的新要求，并寫成一份詳細(xì)報告，報告中有部分的要求會影響系統(tǒng)的核心架構(gòu)。

 

　　資訊科技處作為支持大學(xué)中央信息化的部門，針對這份報告的要求進(jìn)行深入討論和研究，與教務(wù)處一同商討并對各種可行方案作出比較，寫成一份可行性報告。報告提出3 個方案，包括：1. 在現(xiàn)行系統(tǒng)上作出修改；2. 重構(gòu)系統(tǒng)——由大學(xué)內(nèi)部或外包開發(fā)建構(gòu)；3. 引進(jìn)大學(xué)行政程序與原則軟件。經(jīng)過小組深入討論和考慮香港理工大學(xué)的實際情況，認(rèn)為雖然自行開發(fā)會有一定困難，但同時會有更大彈性，加上內(nèi)部員工會較熟識大學(xué)的情況，需求資金也比引進(jìn)軟件低，而大學(xué)行政程序與原則又不需要為適應(yīng)引進(jìn)的軟件而作結(jié)構(gòu)性改動，因此，報告建議由大學(xué)內(nèi)部自行重構(gòu)系統(tǒng)。最后，大學(xué)管理層議定采用內(nèi)部重構(gòu)方案。

 

　　于2008 年開始，學(xué)校以重構(gòu)大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)的項目為中心，開展長達(dá)四年的信息系統(tǒng)建構(gòu)及提升工程，也同時訂下新系統(tǒng)應(yīng)與其他大學(xué)系統(tǒng)適當(dāng)整合的目標(biāo)。

 

建設(shè)過程

 

　　2008 年初，計劃和預(yù)算案得到管理層批準(zhǔn)后，教務(wù)處和資訊科技處在短時間內(nèi)成立項目團(tuán)隊開展項目，項目團(tuán)隊開始進(jìn)行一連串系統(tǒng)需求搜集及分析工作，以確立項目的詳細(xì)目標(biāo)，并訂下項目時間表。

 

　　需求分析

 

　　香港理工大學(xué)招生和學(xué)生記錄分為三層管理架構(gòu)，由大學(xué)教務(wù)處管理和協(xié)調(diào)，在大學(xué)校長以下設(shè)有關(guān)委員會，各委員會負(fù)責(zé)制訂有關(guān)政策和規(guī)例，教務(wù)處為大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)的統(tǒng)籌及管理單位，就大學(xué)各委會員的決定，擬定有關(guān)執(zhí)行流程和安排，以及所需的系統(tǒng)配套。除此之外，大學(xué)有八個學(xué)院，下設(shè)二十四個教學(xué)單位，另有一個研究院及兩個教學(xué)中心，各學(xué)系單位會應(yīng)用系統(tǒng)，依照規(guī)劃處理學(xué)生入學(xué)、注冊、選科、考試、評分及畢業(yè)等各項工作，并存盤于系統(tǒng)內(nèi)。教務(wù)處也會就各教學(xué)單位的意見和反饋，作定期的檢討及改進(jìn)之用。

 

　　推行“三三四”學(xué)制當(dāng)然是新系統(tǒng)重構(gòu)的主要需求，另外，項目團(tuán)隊主要基于教務(wù)處2006 年的報告所提及的20 多項新要求，以及通過不同渠道廣泛搜集各教學(xué)單位和行政部門的意見，從而確立對新系統(tǒng)的需求分析。綜合各方意見，需求大致可分為四大類：大學(xué)內(nèi)部，大學(xué)以外，系統(tǒng)功能提升和技術(shù)提升，還有，提高校內(nèi)有關(guān)系統(tǒng)與學(xué)生系統(tǒng)的整合程度亦受高度關(guān)注。

 

　　新系統(tǒng)需要提供高度彈性以快速配合大學(xué)內(nèi)部對開展新課程，如處理與不同國家合辦，協(xié)辦的新課程形式，以及在課程中加入不同活動及要求以開闊學(xué)生的知識以及能力。

 

　　另外, 新系統(tǒng)需與20 多個校內(nèi)外不同部門組織有數(shù)據(jù)互換 ( 見圖1)。其中包括與香港新的大學(xué)聯(lián)合招生系統(tǒng)的緊密接口。香港大學(xué)聯(lián)合招生辦法是協(xié)助持有香港中學(xué)文憑成績的學(xué)生，申請修讀由八所參與大學(xué)聯(lián)招辦法的院校所提供的課程的主要途徑。