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企業如何運用OA辦公系統進行項目管理?

2013-10-23 09:33:46 暢享網  點擊量: 評論 (0)
OA從誕生到現在,大致經歷了從文件數字化到工作流程數字化再到管理數字化的三個階段,協同化OA是在保持OA辦公系統原有的辦公事務處理基礎上,加強了資源作業能力和便捷性。協同OA辦公建立以人為中心的事件
       OA從誕生到現在,大致經歷了從文件數字化到工作流程數字化再到管理數字化的三個階段,協同化OA是在保持OA辦公系統原有的辦公事務處理基礎上,加強了資源作業能力和便捷性。協同OA辦公建立以人為中心的事件驅動,隨著組織結構的日趨扁平化,一個用戶在系統中要承擔更多的角色,建立以人為中心的事件驅動模式,是協同OA的一個主要特征。OA作為組織內部事務處理以及網絡辦公的載體,已經得到越來越廣泛的應用。公文流轉、檔案管理、內部郵件以及資源管理等組織事務目前仍是OA應用的重點,但是隨著IM、網真、文檔在線編輯等技術的異軍突起,OA也逐步過渡到協同化時代。從字面理解“協同”應該是協助、共同參與的意思。

  通常完成一個項目需要多人共同協作,人與人之間通過完成項目的一系列事件而聯系在一起。事件的發生的次序決定了系統內用戶信息傳遞的流程。這樣對于協同辦公系統中的每個用戶,登錄系統都會獲取一個實時的事件清單,用戶只需對當前事件進行響應,簡化了以往繁雜的處理過程。

  同時,協同化OA更注重于組織門戶平臺的整合,將OA系統產生的信息,按不同應用層次,劃分為面向瀏覽用戶的外部信息以及面向系統用戶的內部信息,并通過統一的平臺集成顯示,通過辦公系統與組織門戶的協同,解決了兩者以往存在的信息孤島問題,同時也降低了系統用戶的工作量。

  協同化OA也為知識管理帶來了便捷,處于知識經濟時代,尤其對于知識密集型組織,對知識的挖掘、存儲、應用與更新是特別重要的。協同OA通過架設一個開發、共享的知識平臺,系統用戶可隨時將知識沉淀,并可隨時調用知識庫中的知識,形成經驗類知識庫、方法類知識庫、專家庫等等一系列知識體系。目前協同OA與ERP、CRM等應用軟件的界限已經不是很明顯,通過標準接口,OA系統導入應用程序輸出的結果。

  尤其是目前SAAS模式得到越來越多用戶認可的同時,協同OA將發揮各個應用系統之間數據通訊與交流的樞紐作用。OA的協同化是與技術發展密不可分的,在Google率先推出在線文檔編輯與存儲功能之后,微軟也在近日推出了Office Live Workspace產品,雖然目前還不支持在線編輯,但用戶可通過安裝插件的方式將office文檔上傳到自己的Office Live Workspace網絡空間。在線文檔編輯與存儲是促進OA協同化的關鍵技術。雖然目前市場上的OA產品基本都是B/S結構,但都還很難實現文檔編輯與存儲的無縫集成。Google和微軟的先例給了國內OA廠商一個很好的借鑒。國家電子簽名法的頒布,確立了電子文檔的法律效力,此外,即時通訊、視頻會議、網絡傳真、無線等技術的發展,也必將帶動OA的進一步協同化與智能化。

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