用信息化提高企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行力 

 

“如果企業(yè)規(guī)范實施了ERP管理，那么，可以說這家企業(yè)的內(nèi)控已經(jīng)完成了80％。”安徽合力股份有限公司合力叉車南方（衡陽）產(chǎn)業(yè)基地財務(wù)負(fù)責(zé)人徐英明告訴《中國會計報》記者，他們最近正在構(gòu)建公司的內(nèi)控體系，也在同步推進(jìn)信息化建設(shè)。徐英明所說的企業(yè)信息化主要是指ERP管理軟件系統(tǒng)，他認(rèn)為每個企業(yè)在上馬ERP軟件的時候，都會對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，因此，ERP軟件圍繞企業(yè)的財務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)制造、客戶關(guān)系等8個方面的業(yè)務(wù)實施管理，形成了一個除了不包括企業(yè)文化這個精神層面的信息化內(nèi)部控制管理系統(tǒng)。

 

而內(nèi)控不是一個部門的事情，是整個企業(yè)的事情，只有企業(yè)內(nèi)部各部門相互協(xié)作才可以達(dá)到好的內(nèi)控效果，ERP正是將各部門聯(lián)系在一起的絕佳的工具。中交股份財務(wù)部金全有說，如果按照財務(wù)指標(biāo)進(jìn)行控制，更多是事后控制，但是，ERP管理軟件將財務(wù)和業(yè)務(wù)打通，形成企業(yè)的一體化管理，就可以做到事前控制。“如果一個企業(yè)通過ERP管理軟件這種信息化手段來推進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制，這種方式能更好地讓企業(yè)的內(nèi)控落地，提高企業(yè)的內(nèi)控執(zhí)行力。”楊有紅對此十分肯定。其實，ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)控的幫助除了體現(xiàn)在聯(lián)通各部門，還在于將企業(yè)的管理規(guī)范化、流程化。ERP管理軟件系統(tǒng)將企業(yè)的內(nèi)部控制點固定下來，這就限制了人為操作。 

 

比如，ERP將管理流程化，規(guī)定企業(yè)進(jìn)貨時，一方面進(jìn)行流程控制，規(guī)定相關(guān)人員要經(jīng)歷提交購貨申請單—取得訂單—收到入庫單—看到檢驗單—收取發(fā)票—掛賬—付款—簽訂合同等一系列流程，并且嚴(yán)格實行分期付款，不允許提前付款。如果要提前付款，ERP管理軟件系統(tǒng)自動要求報上級部門審批；另一方面，在遇到大額資金支付或者相關(guān)指標(biāo)異常時，可以通過預(yù)警方式進(jìn)行提示。“如果沒有制度約束，也許形成因為不知情而放任權(quán)力濫用，造成人為調(diào)節(jié)，內(nèi)控的執(zhí)行力就降低了。而且，花費的精力和成本也難以想象。”不過，ERP管理軟件系統(tǒng)只是對關(guān)鍵點控制，促進(jìn)內(nèi)控向規(guī)范方向發(fā)展，至于管理的程度還要通過對流程的設(shè)置來實現(xiàn)。 

 

找到內(nèi)控和信息化的平衡點 

 

盡管信息化可以提高企業(yè)內(nèi)控的執(zhí)行力，并且通過信息化推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)是未來的發(fā)展方向，但是，楊有紅強(qiáng)調(diào)實施信息化建設(shè)和構(gòu)建內(nèi)控體系不能相互替代。楊有紅對企業(yè)的信息化管理軟件和內(nèi)部控制都比較了解，他認(rèn)為，很多信息化管理軟件離標(biāo)準(zhǔn)版內(nèi)控還有一段距離，在實施信息化管理之前更重要的是構(gòu)建成熟的內(nèi)控系統(tǒng)，首先要對采購、銷售、財務(wù)、制造、投資等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，然后才是結(jié)合實際編寫信息化管理軟件程序，實現(xiàn)對風(fēng)險點的控制。對于新企業(yè)而言，可以從一開始就帶著內(nèi)控的理念進(jìn)行信息化建設(shè)，可以對管理系統(tǒng)進(jìn)行格式化，這樣做企業(yè)內(nèi)控的效果最為明顯。但是，無論是內(nèi)控體系的構(gòu)建還是信息化建設(shè)，都是一個不斷修改和完善的過程，而且，很多企業(yè)往往是在已有的信息化和管理的基礎(chǔ)上重新構(gòu)建內(nèi)控體系。徐英明說，這時，不僅要考慮前后信息化軟件的統(tǒng)一過渡，還需要在信息化軟件和內(nèi)控體系流程再造上找到平衡點。 

 

有的企業(yè)并沒有完全實施ERP，原因是擔(dān)心上了ERP，把企業(yè)管死了。如果完全用信息化對業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險點進(jìn)行控制，可能出現(xiàn)流程繁瑣，僵化管理，把每個流程上的工作人員都拖得疲憊不堪。徐英明建議，為了保證公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營，在實施信息化過程中就應(yīng)該適當(dāng)對信息化流程“瘦身”，或者編寫特定事項處理程序，保持信息化建設(shè)和內(nèi)控體系構(gòu)建這兩者之間的關(guān)系平衡。在內(nèi)控和信息化兩者建設(shè)過程中，應(yīng)該弄清楚以下幾個關(guān)鍵問題：首先，內(nèi)控的目標(biāo)是什么。對企業(yè)來講，不同的內(nèi)控目標(biāo)在信息化建設(shè)中就有不同的體現(xiàn)；其次，根據(jù)企業(yè)環(huán)境選擇建立合適的內(nèi)控體系，適當(dāng)?shù)卮_定控制范圍和控制流程；再次，選擇合適的控制策略，并將控制制度和信息化建設(shè)能夠很好地融合，而且要依托信息化推廣小組，讓風(fēng)險防范和內(nèi)控措施深入人心。“企業(yè)需要考慮控制的‘度’，不是管得越細(xì)越好，要根據(jù)業(yè)務(wù)的變化情況進(jìn)行調(diào)整。”楊有紅說。