步驟1：識別項目成本動因

成本動因是揭示成本費用開銷的業務驅動因素，依據成本動因來進行成本分類，可以幫助我們較快地透過財務數據發現業務環節中隱含的問題。盡管成本動因隨項目所處的業務環境、項目類型不同而變化，但一般說來，IT項目成本可以分為以下四類：

(1)人力資源成本：與項目人員相關的成本開銷，包括：項目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時雇員薪金、加班工資等。

(2)項目特別費用：在項目實施以及完工過程中的成本支出，包括：差旅費、餐費、會議費、印刷及復印等費用。

(3)管理費用：用于項目環境維護，確保項目完工所支出的成本，包括：辦公室供應、房屋(租金，設備)、支持服務等。

(4)資產類成本：資產購置成本，指產生或形成項目交付物所用到的有形資產，包括：計算機硬件、軟件、外部設備、網絡設施、電信設備、安裝工具等。

步驟2：項目成本估算和預算

項目預算將項目的預期投入成本予以量化，這一預算必須建立在對項目可能發生的成本和費用合理、實際的估算基礎上。項目成本估算既要富于科學理性，也要借助邏輯判斷和經驗常識的積累。事實上，已有類似項目的成本數據對現有項目的參考價值最大。在項目成本估算時，我們還應考慮下列一些重要因素：

1)項目中涉及的特定成本因素依賴于項目的需求;

2)過去類似項目的成本支出情況;

3)項目參與者的意見和反饋。

成本估算時，應盡可能多搜集相關信息、經驗和意見，下列估算方法和計算公式可以在進行成本估算時參考：再精確的項目成本估算也只是估算，依據這些估算而制定的項目預算不可能一成不變。項目會經常有所調整，項目外部環境的變化也會影響項目成本費用的支出。為了應付這種不確定性，項目經理在準備項目預算時通常會考慮"機動因素"，這一"機動因素"通常以項目預計成本的5%-10%來計提，以應對不可預料情況的發生。根據企業內部實施的不同項目情況，不可預計費用可以預算也可以不用預算。有這樣一種觀點：不可預計對項目來說不是件好事，它會使項目成本支出難以控制。

考慮到對不可預計費用進行預算有利也有弊，比較穩妥的做法是：項目組可以編列不可預料費用預算，但它不在正式審批的預算范圍內，只有在允許的特定情形下，項目組方可使用。

步驟3：追蹤成本，監控差異

項目預算編制完畢并審批以后，在項目實施過程中，一定要對項目的成本費用作實時記錄，以便追蹤實際花銷是否按照項目預算進度來支出。預算與實際的差異可以時間為參照來比較在某一特點時點(通常在月末)上的成本差異，我們稱之為月度成本差異;也可以工作任務完成量為參照來比較在項目進程中某個里程碑點上的成本差異，我們稱之為項目成本差異。

(1)月度成本差異絕對值=月度預算支出-實際支出

(2)月度成本差異相對值=(月度預算支出-實際支出)/月度預算支出*100

(3)項目成本差異絕對值=項目任務預算支出-實際支出

(4)項目成本差異相對值=(項目任務預算支出-實際支出)/項目任務預算支出*100

成本差異值計算出來后有正有負，分別代表著項目成本執行的不同狀態：

A、成本差異為負：代表實際成本超出預算范圍，造成這一情形的原因也有多種可能。如項目遭遇了比較嚴重的問題，項目范圍大面積變更、進度嚴重滯后、預算馬虎等。如果月度成本差異為負，而項目成本按預算執行，那么就不必馬上采取措施。

B、成本差異為正：說明實際成本執行在預算范圍內，但這并不一定就是好事。當項目任務支出低于預計支出時，意味著項目可能并未按照計劃執行，甚至可能滯后于預算進度。另外，正的成本差異也有可能是預算不準造成的。另一方面，它也可能是項目范圍合理變更、項目成員有效控制成本的結果。

IT項目中成本的不確定性要大，因而也對成本控制提出了更高的要求，但只要運用適當的方法，迅速合理地進行成本控制是完全可以按計劃完成的。實踐告訴我們，一個IT項目的成本管理不只是一些數據，它貫穿于項目的始終，目的在于幫助項目經理更好地發現項目存在的問題，只要有效地進行成本管理，這個項目就成功了一半!