薛先生的遭遇并非孤例。據(jù)市中小企業(yè)局統(tǒng)計顯示，超過八成的渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進各種各樣的信息化管理系統(tǒng)，但使用成功率低于20%。

高價買套“雞肋”系統(tǒng)

“作為一家新媒體公司，我們有60多位員工，他們每天都需要接觸各種各樣的客戶，對于客戶信息的存檔和管理一直是我們一項比較重要的工作，去年6月份，聽朋友說現(xiàn)在很多公司都會引進電子辦公系統(tǒng)，利用辦公系統(tǒng)，可以很輕松地實現(xiàn)客戶信息錄取和管理，平時還能通過辦公系統(tǒng)發(fā)布通知、安排工作、召開遠(yuǎn)程會議，增加辦公效率。”解放碑一家新媒體公司老板薛先生昨日在接受商報記者采訪時表示。

于是，他在接觸了四家辦公系統(tǒng)銷售公司之后，決定花費11萬元引進一套目前在企業(yè)管理過程中運用最為廣泛的OA系統(tǒng)。

“去年11月，這套系統(tǒng)在公司調(diào)試完畢，正式投入使用，每個員工都有一個獨立的賬號，通過賬號，你甚至可以在系統(tǒng)上直接向比你直管領(lǐng)導(dǎo)更高級的領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)交流。”薛先生回憶。

但令他始料未及的是，除了剛開始那幾天，每個員工都被要求登錄賬號學(xué)習(xí)系統(tǒng)的使用方法之外，幾乎沒有員工會主動在上班時間登錄客戶端，幾個月的操作下來，薛先生唯一收到的是一封來自基層業(yè)務(wù)員寫給他彈劾部門領(lǐng)導(dǎo)的信。

“高價引進的管理軟件淪為雞肋，但我猶豫很久，最終還是決定放棄使用，因為馬上滿一年，再繼續(xù)使用又需要繳納系統(tǒng)維護費，我沒想通，為什么大家都在用的一個東西，到我們公司就沒法用。”薛先生不解。

三大因素阻礙系統(tǒng)落地

據(jù)市中小企業(yè)局此前公布的統(tǒng)計信息顯示，有超過八成的中小渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進各種各樣的信息化管理系統(tǒng)，但使用成功率低于20%。

“至少有90%的客戶在使用辦公系統(tǒng)的過程中遭遇失敗。”上海宏勢企業(yè)管理有限公司重慶總經(jīng)理王陽昨日告訴商報記者。

王陽公司目前所從事的正是辦公系統(tǒng)的銷售和企業(yè)管理咨詢。在王陽看來，這些公司之所以會遇到類似情況，很大程度上是因為在引進系統(tǒng)之前，很多基礎(chǔ)性的管理工作沒有完成。

“舉個例子，我曾經(jīng)遇到過一個客戶在引進管理系統(tǒng)后跟我抱怨，說是員工對系統(tǒng)使用的積極性本身就不高，在強制他們使用后，又發(fā)現(xiàn)經(jīng)系統(tǒng)搜集的信息常常出現(xiàn)紊亂的情況，我們在仔細(xì)檢查后發(fā)現(xiàn)，原來是企業(yè)本身在標(biāo)準(zhǔn)化體系的打造上存在很大問題，比如一張辦公桌，在一個部門叫辦公桌，在另一個部門就叫桌子，而每個部門都按照自己的叫法錄入信息，結(jié)果導(dǎo)致信息紊亂。”王陽表示。

作為重慶最早一批涉足企業(yè)辦公軟件開發(fā)和銷售的企業(yè)之一，在經(jīng)營這塊業(yè)務(wù)已經(jīng)13年的重慶市凱德信息科技發(fā)展有限公司銷售總監(jiān)趙子豪看來，從他服務(wù)過的上千家企業(yè)經(jīng)驗來看，最終導(dǎo)致辦公系統(tǒng)在企業(yè)淪為雞肋，主要有如下原因—

“首先是企業(yè)管理者的意識問題，很多管理者聽說這個好，引進的初衷也是為了提高企業(yè)管理水平，但只要求員工使用，自己卻不主動使用，比如一名員工通過系統(tǒng)請假，結(jié)果遲遲等不到領(lǐng)導(dǎo)的回復(fù)，長此以往就會認(rèn)為電腦上的溝通還沒有線下溝通直接。”趙子豪坦言。

其次，在他看來，員工素質(zhì)也制約著辦公系統(tǒng)發(fā)揮作用。“通常情況下，我們在房地產(chǎn)、醫(yī)院、保險、銀行等行業(yè)的實施效果就會比較理想，因為從業(yè)人員普遍素質(zhì)較高，更容易接受一些新鮮事物。”他表示。“當(dāng)然，一些軟件公司本身在推進過程中也存在一些問題，比如軟件設(shè)計不合理、后續(xù)培訓(xùn)不到位等，但這其實并不是系統(tǒng)能否成功落地的決定因素。”

焦點關(guān)注

中小企業(yè)究竟是否需要辦公系統(tǒng)?

“作為一家公司，必須要有一個專屬于內(nèi)部的溝通和交流平臺，在這個平臺上，我們不僅能保證信息的私密性，還能保證辦公流程的暢通性，我們公司在兩年多前引進的OA系統(tǒng)，在經(jīng)過幾個月的磨合之后，現(xiàn)在大家都養(yǎng)成了使用習(xí)慣，為我們的辦公流程帶來了極大便利。”互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)園一家科技公司老板告訴商報記者。

但也有企業(yè)對此持反對意見。“我們2011年3月花了30多萬元購進了一套管理軟件系統(tǒng)，但買來后沒人懂，又招不到合適的人才，很多功能無法使用，結(jié)果導(dǎo)致這套軟件閑置了大半年。”重慶力帆三輪車股份有限公司老總繆英杰表示。

“我認(rèn)為中小企業(yè)受到人才、規(guī)模等限制，更多的是需要依靠人力實施管理，引進辦公系統(tǒng)不僅會給企業(yè)成本帶來壓力，在實施過程中也不會產(chǎn)生太實際的效果。”重慶泛亞商貿(mào)有限公司總經(jīng)理楊程告訴商報記者，“在公司的員工規(guī)模未達到200人之前，我都不會考慮引進類似系統(tǒng)。”

管理支招

購買管理工具要抓住重要需求

“比如公司在日常辦公中更重視部門互動，在購買管理工具時就更應(yīng)該強調(diào)通訊板塊的設(shè)計，比如公司在日常辦公中更需要了解競爭對手的動向，在購買管理工具時就更應(yīng)該強調(diào)信息的推送。”重慶中商科技有限公司CEO陳超立說，“購買管理工具千萬不要追求大而全，應(yīng)該強調(diào)重點。”

而在重慶市凱德信息科技發(fā)展有限公司銷售總監(jiān)趙子豪看來，只要掌握使用方法和技巧，同樣會讓員工愛上辦公系統(tǒng)。

“比如我們在給重醫(yī)附二院做辦公系統(tǒng)時，我們就針對它們特別設(shè)置了一個工資條查詢功能，甚至包括住房公積金、各項保險繳費等。”趙子豪介紹，“這樣一個小功能的植入，在員工當(dāng)中大大提高了系統(tǒng)的使用性，而在使用過程中，員工也就開始慢慢熟悉和習(xí)慣使用這套系統(tǒng)。”

此外，王陽還建議，企業(yè)在跟軟件銷售方簽訂購買合同時可以強調(diào)兩點，一是必須要等到系統(tǒng)順利運行多長時間、效果得到認(rèn)可后再付款;二是必須要等到員工培訓(xùn)完成、真正掌握軟件功能和使用技巧后再付款。