南方電網公司推進數字檔案館建設，促檔案管理數字化

2013-12-04 16:09:25 大云網　點擊量：評論 (0)

自古以來，檔案的作用一直不言而喻，它不僅可以為黨、政、軍等機關、企事業等單位的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，還能借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處

自古以來，檔案的作用一直不言而喻，它不僅可以為黨、政、軍等機關、企事業等單位的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，還能借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。

在2011年《政府工作報告》中，黨中央、國務院對檔案工作高度重視，特別指出要促進檔案事業發展，為新時期做好檔案工作提出了更高標準。為響應國家檔案管理工作的要求并結合南方電網公司檔案工作的“十二五”發展規劃，公司借助信息化手段，把握檔案工作發展方向，解決公司現有檔案工作面臨的問題與矛盾。

現狀：檔案管理工作及信息化方面亟需改進
在公司從事檔案工作的員工一直深覺每天工作內容繁雜，但實際的效率并不是很高，而歸咎深層原因，并不是因檔案專員工作效率低下的問題，而是在公司檔案管理工作及信息化方面存在急需解決的問題。

從各單位的檔案管理看，各家的檔案標準、規范并不統一，檔案管理水平差異也大，并且各單位檔案管理系統分散建設，架構、功能、應用范圍各不統一；檔案部門與其他業務職能部門未建立高效的協作方式，大部分單位除OA外，基本上未與單位其它業務系統作集成，協同能力偏弱，整合與共享困難，運營成本較高；各單位仍按照“實體+條目”的方式進行存儲管理，未實現檔案數字化、電子化，不利于管理和利用，而且部分需進行歸檔的企業資源資產目前還未歸檔等。
總結來說，根據公司目前的檔案管理工作情況可以歸結為：一體化水平低、系統集成程度低、數字化程度低、系統利用率低，業務統一、標準化不夠，企業資產保護程度不夠，業務協作程度不夠，全員服務程度不夠以及企業決策服務不夠。

目標：一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心
隨著南方電網公司信息化建設腳步的加快，許多公司員工也逐漸希望檔案可以實現信息化查閱。目前很多省級檔案館已建成數字檔案館，如“四川省檔案館數字檔案綜合管理系統”已經于去年7月通過國家檔案局技術部組織的專家鑒定，并正式投入使用。
現階段南方電網公司數字檔案館系統設計項目也正在緊鑼密鼓地展開，2013年3月15日，該項目已通過了中期成果評審。對于數字檔案館系統信息化建設的總體目標，南網信息部安全運行處副處長表示，要建立一個云服務平臺為基礎，以檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系三大體系為核心，建成檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心四大中心，將數字檔案館打造成為企業形象展示窗口和企業全員服務窗口。
通過對南方電網公司現有業務管理情況及項目目標的綜合分析，數字檔案館系統設計立足于三個基本點展開設計，做到實物管理向信息轉變、經濟行政向依法管理轉變、單一服務向綜合服務三大管理模式轉變。

自然，數字檔案館系統是實現對公司檔案業務工作的網絡化管理，但同時它也是匯集檔案資源的信息體，是提供綜合服務的資源支撐。系統設計依托于現在較為前沿的技術，實現檔案的云管理，強調資源的整合、面向對象的服務、注重信息的交互，為不同層級、不同較色的檢索、借閱、編研等用戶利用通道，將檔案資源管理上升到檔案知識管理、傳承檔案內涵的戰略高度，最終實現以用戶為中心，以數字化信息資源服務為目的的服務模式。

公司員工對于現在數字檔案館系統的建設也給予了很大期望，他們希望在未來每個人在查閱利用已開放的數字檔案時，只要得到管理人員授權后，便可以在電腦終端上直接檢索檔案信息，閱讀檔案全文，打印檔案原文，方便檔案利用者，提高利用效率。
而對于公司管理檔案的員工來說，這一系統的建設更是將極大地提高他們的工作效率，不僅僅改變了傳統檔案繁瑣的借閱模式，同時也避免調閱檔案原件，對檔案起到保護作用。